Dijital sözleşme onaylamada asıl değer, onay butonuna basılmasından çok o ana ait kayıtlardadır. Kimin, ne zaman, hangi cihazdan, hangi metni onayladığı düzenli biçimde kaydedildiğinde sözleşmenin geçmişi her an açıkça izlenebilir.
Bu rehberde iyi kurulmuş bir dijital onay sürecinde hangi kayıtların tutulduğunu, her birinin ne işe yaradığını ve bu kayıtları KVKK açısından nasıl ele alabileceğinizi anlatıyoruz.
Neden kayıt tutulur?
Kâğıt sözleşmede imza, belgenin kendisi üzerindedir. Dijital onayda ise onayı anlamlı kılan şey, onay anına ait bilgilerin birbirini tamamlayacak şekilde kaydedilmesidir. Bu kayıtlar üç amaca hizmet eder:
- Kayıt düzeni: Her sözleşmenin ne durumda olduğu, ne zaman gönderilip ne zaman onaylandığı tek bakışta görülür.
- Şeffaflık: Taraflar, onaylanan metnin hangisi olduğunu ve onayın nasıl verildiğini aynı kayıtlardan görür.
- Değerlendirme: Bir soru ya da anlaşmazlık olduğunda kayıtlar, gerektiğinde diğer belgelerle birlikte değerlendirilebilir.
Dijital sözleşme onayında tutulan kayıtlar
Onay zamanı
Onayın verildiği tarih ve saat, saniye düzeyinde kaydedilir. Sözleşmenin ne zaman gönderildiği, ne zaman açıldığı ve ne zaman onaylandığı birlikte tutulduğunda sürecin tamamı bir zaman çizelgesi olarak görülür.
IP adresi
Onayın hangi internet bağlantısından verildiğini gösterir. Görüntüleme ve onay sırasında kaydedilen IP adresleri, işlemlerin hangi ağlardan yapıldığını izlemeye yardımcı olur.
Tarayıcı ve cihaz bilgisi
Onayın hangi cihaz türünden ve hangi tarayıcıdan verildiği kaydedilir. Bu bilgi, örneğin sözleşmenin bir cep telefonundan açılıp onaylandığını gösterir ve diğer kayıtlarla tutarlılığın kontrol edilmesini sağlar.
Telefona gönderilen kod ve doğrulama sonucu
Onayın en önemli halkalarından biri, karşı tarafın telefonuna gönderilen tek kullanımlık koddur. Kodun hangi numaraya, ne zaman gönderildiği ve doğru girilip girilmediği kaydedilir. Kod yalnız o telefona gittiği için bu kayıt, onay ile telefon numarası arasındaki bağı gösterir.
Görüntüleme kayıtları
Sözleşmenin ve eklerinin kaç kez, ne zaman ve hangi cihazdan açıldığı tutulur. Bu kayıtlar, karşı tarafın onaydan önce metne ve eklere eriştiğini gösterir.
Belgenin dijital parmak izi
Onaylanan belgenin özeti (hash) hesaplanıp saklanır. Belgede tek bir karakter değişse bile özet farklı çıkar; böylece elinizdeki dosyanın onaylanan dosyayla aynı olup olmadığı tespit edilebilir.
Zaman damgası
Belgenin özeti, yetkili bir elektronik sertifika hizmet sağlayıcısının zaman bilgisiyle imzalanır. Böylece belgenin hangi anda hangi içerikle var olduğu, sunucu saatinden bağımsız biçimde kayıt altına alınır. Ayrıntılar için zaman damgası nedir rehberine bakabilirsiniz.
PDF ve QR doğrulama
Onaydan sonra sözleşme, onay bilgilerini içeren bir PDF olarak arşivlenir. PDF üzerindeki QR kod, belgenin doğrulama sayfasını açar; elindeki dosyayı yükleyen kişi, dosyanın kayıtlı belgeyle aynı olup olmadığını görür.
Kayıtlar birlikte anlam kazanır
Bu kayıtların her biri tek başına sürecin bir parçasını anlatır. Birlikte saklandıklarında ise şu soruların cevabı aynı yerden okunur:
- Hangi metin gönderildi ve onaylandı? (belge, parmak izi, zaman damgası)
- Karşı taraf metni ne zaman açtı? (görüntüleme kayıtları)
- Onay hangi telefonla ve ne zaman verildi? (doğrulama kodu, onay zamanı)
- Onay hangi cihaz ve bağlantıdan geldi? (IP adresi, tarayıcı/cihaz bilgisi)
Kanunen belirli bir şekle bağlı işlemlerde (noter onayı, güvenli elektronik imza gibi) ilgili usullerin ayrıca izlenmesi gerekir. Diğer sözleşmelerde bu kayıtlar sürecin düzenli ve izlenebilir olmasını sağlar.
Kayıtları düzenli tutmak için öneriler
- Her sözleşmeyi tek bir kayıtta toplayın: Metin, ekler, görüntüleme ve onay kayıtları aynı sözleşmeye bağlı dursun.
- Gönderim anındaki bilgileri sabitleyin: Gönderen ve alıcı bilgilerini sözleşme oluşturulduğu anda sözleşmeyle birlikte saklayın; kişi kaydı sonradan güncellense de onay anındaki bilgiler korunur.
- Düzenli yedek alın: Veritabanını ve PDF arşivini birlikte yedekleyin; yedeğin geri yüklenebildiğini zaman zaman deneyin.
- Kimin ne yaptığını da kaydedin: Firmanızda sözleşmeyi kimin hazırlayıp gönderdiği de işlem geçmişinde yer alsın.
KVKK açısından dikkat edilecekler
Onay kayıtları; ad, telefon numarası, IP adresi ve cihaz bilgisi gibi kişisel veriler içerir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında bu verileri işleyen taraf olarak şu konuları kendi süreçlerinize göre belirleyin:
- Aydınlatma: Karşı tarafa, onay sürecinde hangi verilerin hangi amaçla kaydedildiğini açıkça bildirin. Aydınlatma metnine onay sayfasından erişilebilmesi pratik bir çözümdür.
- Amaçla sınırlılık: Yalnızca onay sürecinin kaydı için gereken verileri toplayın.
- Saklama süresi: Kayıtların ne kadar saklanacağını sözleşme türüne ve ilgili mevzuata göre belirleyin; süreyi saklama-imha politikanıza yazın.
- Erişim: Kayıtlara kimlerin erişebileceğini yetki düzeyleriyle tanımlayın.
- Verinin yeri: Kayıtların hangi sunucuda tutulduğunu bilin. Bu konuyu sözleşme onay sistemi kendi sunucunuzda rehberinde ele aldık.
Sözleşme360'ta tutulan kayıtlar
Sözleşme360, yukarıdaki kayıtların tamamını her sözleşme için otomatik olarak tutar: gönderim, görüntüleme, onay ya da red zamanları; IP adresi ve cihaz bilgisi; telefona gönderilen kodun doğrulama sonucu; belgenin parmak izi ve TÜBİTAK BİLGEM zaman damgası. Onaylanan belge QR doğrulamalı PDF olarak arşivlenir. Sistem firmanızın kendi sunucusunda çalıştığı için kayıtlar sizin altyapınızda, sizin belirlediğiniz kurallarla saklanır.